Поделюсь собственным опытом.
Для фактического состояния кошелька пользуюсь Zenmoney. Довольно удобная штука для отслеживания трат по категориям. Плюс всегда в курсе где и на каком счету сколько денег вплоть до копейки.
А еще использую несколько модифицированную табличку, которую в свое время Тинькофф распространял. Выглядит вот так:
Суть такая: в левую таблицу вписываются все основные доходы за месяц. По ним прикидывается дневной бюджет и накопления.
В следующую вносятся все планируемые траты. Плюс в процентной доли определяется величина, которая уйдет на накопительный счет. У меня это от 10% до 20% в зависимости от планируемых трат. Весь остаток уходит в чистый доход, который будет тратится в течении месяца.
В соседнюю все дополнительные доходы, пришедшие за месяц. Я эти доходы либо перечисляю в конце месяца на накопительный счет (по наблюдениям, даже несколько незначительных сумм в месяц активно бустят копилку), либо из этой суммы перекрываю возникший дефицит, когда чистого дохода не хватило до конца месяца.
Ну и самая правая табличка - там фиксируются расходы по дням. Всегда видишь сколько тебе осталось до конца месяца, когда нужно ужаться, а когда можно немножко расслабиться.
Насчет накоплений. Для себя завел два правила: минимум 10% от зарплаты в копилку. И все дополнительные деньги, в том числе и легко доставшиеся туда же. Копилку имеет смысл держать на отдельной карте, желательно с процентами на остаток, чтобы частично перекрывать инфляцию. Плюс любые внезапные расходы не вызывают головной боли: всегда есть где взять деньги, а в случае чп, например той же потери работы, можно пару месяцев спокойно заниматься поиском новой не меняя привычного ритма жизни.